1. Innledning
Denne personvernerklæringen gjelder personopplysninger innsamlet av Norsk Glaukomforening (NGF). NGF er forpliktet til å behandle personopplysninger på en forsvarlig måte. Denne personvernerklæringen beskriver hvorfor NGF samler inn informasjon om deg, hvordan vi bruker denne informasjonen og hvordan vi tar hensyn til ditt personvern. Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.
Styreleder er hovedansvarlig for vår behandling av personopplysninger. Spørsmål angående denne erklæringen eller om vår bruk av personopplysninger kan rettes til:
Norsk Glaukomforening
v/ styreleder
[email protected]
Tlf: 917 89 545
2. Formålet
Medlemskap i NGF innebærer at vi må behandle personopplysninger i ulike sammenhenger, for eksempel ved administrasjon av medlemskap, aktivitet, tillitsverv, utsendelser og som grunnlag for rapportering til offentlige myndigheter.
Formålet med å innhente og behandle personopplysninger er å ivareta medlemsavtalen, samt å gi god oppfølging og service til medlemmer og andre personer tilknyttet NGF.
Medlemsavtalen innebærer at en person som melder seg frivillig som medlem og betaler medlemskontingent, har krav på de produkter og tjenester som er utlovet av foreningen.
3. Rettslig grunnlag
Medlemmene i NGF har gitt sitt samtykke til behandling av sine personopplysninger ved å akseptere medlemsavtalen. Medlemsavtalen innebærer at NGF har lovlig grunnlag for registering og behandling av nødvendige personopplysninger.
Dersom personopplysninger skal behandles på en måte som ikke med rimelighet følger av medlemsavtale, vil dette utelukkende skje etter at foreningen har innhentet samtykke fra deg, eller er lovpålagt.
4. Innhenting og behandling av personopplysninger
Personopplysninger innhentes i forbindelse med at en person melder seg inn i NGF. Dette skjer via innmeldingsskjema på vår hjemmeside, via skjemaer fra brosjyrer eller per telefon/e-post. Det er frivillig å melde seg inn.
Vi kan også innhente personopplysninger i forbindelse med at en person melder seg på som deltaker i et av våre arrangement. Det er frivillig å melde seg på til våre arrangement.
Vi innhenter kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsår/fødselsdato, kjønn og e-post adresse. Ved ev. ut- eller tilbakebetalinger innhenter vi også informasjon om kontonummer.
5. Utlevering av personopplysninger til andre
Personopplysningene er kun tilgjengelig for tillitsvalgte og andre nøkkelpersoner i og utenfor NGF som har rettmessig behov for tilgang til disse, for eksempel revisor. Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger lovlig grunnlag for slik utlevering. Det vil kreve en ny avtale med deg, eller en lov som pålegger oss å gi ut informasjonen.
Konfidensialitet er ivaretatt ved at alle med slik tilgang har samtykket til taushetsplikt. NGF bruker ekstern databehandler, StyreWeb, til å lagre og behandle personopplysninger på våre vegne. Det er inngått egen databehandleravtale mellom NGF og StyreWeb for å ivareta informasjonssikkerhet og dine rettigheter. StyreWeb eier selv sine servere og personopplysninger lagres kun innenfor EU/EØS.
Andre aktuelle databehandlere, som HG Media (trykkeri), Bisnode (oppdatering av register) og EasyWeb (hjemmesiden) har levert skriftlig bekreftelse på at de følger den nye personvernloven.
6. Lagringstid
For å ivareta vår historikk blir dine personopplysninger lagret også etter avsluttet medlemskap. Dersom du ønsker at vi skal slette registrerte personopplysninger, kan du kontakte behandlingsansvarlig i punkt 1, som vil ordne dette.
I noen tilfeller er NGF pliktige til å lagre personopplysninger. Det gjelder for eksempel økonomiske forhold (regnskap) som må lagres i fem år.
Lagring av personopplysninger skjer elektronisk i StyreWeb, samt gjennom papirbilag i regnskapene, og skriftlig ved utskrift av medlemsregister (oppbevares innelåst på foreningens lager).
7. Anonymitet
Likepersontelefonen er et tilbud fortrinnsvis til medlemmer og pårørende og disse har rett til å opptre anonymt.
8. E-post
NGF benytter e-post som en del av foreningens arbeid. Styreleder har, i samspill med ansvarlig for likepersontelefonen, det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng.
For at vi skal kunne sende e-post, må medlemmet registrere en e-postadresse. Ved å oppgi epostadresse ved innmelding i foreningen, aksepterer medlemmet dialog via e-post.
Styreleder er ansvarlig for å slette e-poster som ikke lenger er aktuelle. NGF skal minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen.
Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post. Slik informasjon vil heller ikke bli sendt fra NGF.
9. Telefon
NGF benytter telefon som en del av foreningens arbeid. Tekstmeldinger skal bare anvendes når dette er avtalt mellom NGF og medlemmet. Ved å oppgi sitt mobilnummer ved innmelding i foreningen, godkjenner medlemmet både telefonsamtaler og tekstmeldinger.
Tekstmeldingene skal ikke inneholde helseinformasjon, fødselsnummer eller andre sensitive opplysninger.
10. Automatisk lagring av informasjon
NGF benytter informasjonskapsler (cookie). Cookies er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en hjemmeside. Dette for at tjenesten vår skal virke best mulig for deg som bruker.
Du kan stille inn nettleseren din slik at den ikke godtar bruk av informasjonskapsler. Gjennom nettleseren kan du også slette alle lagrede informasjonskapsler.*
Les mer om vår innsamling av informasjonskapsler i vår Cookie policy.
11. Rettigheter
Du har når som helst rett til innsyn i hvilke opplysninger NGF har registrert om deg. Du har også rett til å få korrigert feilaktige eller endrede opplysninger, trekke tilbake ett eller flere samtykker angående forskjellig bruk av opplysninger, og til å be om at opplysningen slettes. Bruk kontaktinformasjon i punkt 1 for slike henvendelser.
12. Rett til å klage
Eventuelle brudd mot NGFs personvern skal meldes snarest og behandles i NGFs styre.
Dersom du mener at foreningens behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du også klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte Datatilsynet på hjemmesiden: www.datatilsynet.no
13. Endringer
Hvis det skulle skje endringer av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på foreningens hjemmeside.
